設備台帳をExcelで作る方法
保全履歴と生産終了情報をつなぐ3シート
設備台帳・点検修理の履歴・メーカー公式情報を分けて整理。実務で使う記録項目と、管理手順を具体例で解説します。
工場や事業所の設備管理では、「どの設備を保有しているか」「いつ、何を点検・修理したか」「その型番にメーカーの生産終了案内があるか」を別々に確認する場面があります。Excelで始めるなら、設備台帳・保全履歴・メーカー公式情報を3シートに分けると整理しやすくなります。
この記事では、実務で使う項目、記入例、メーカー公式情報の確認手順、Excelから保全管理システムへ移行する目安を説明します。見本のExcelファイル（3シート）も用意しました。
この記事でできること：社内設備IDで実機を識別し、点検・修理の事実とメーカーの公開情報を混同せずに管理する基本形が分かります。Excelは一般的な記録用の参考様式であり、法定点検の専用帳票に代わるものではありません。
無料のExcel記入例（3シート）
「設備台帳」「保全履歴」「メーカー公式情報」を別シートにした編集用Excelを用意しています。各シートの黄色の行は架空の入力例で、実在製品の生産終了や修理履歴を示すものではありません。実務利用時はサンプル行を削除して、社内の運用規則に合わせてご利用ください。
Excel記入例を無料ダウンロード（.xlsx） 架空の入力例を含みます。実務利用時は見本行を削除してください。
まず、3つの記録を分けて考える
| 記録するもの | 1行の単位 | 何を確認できるか |
|---|---|---|
| 設備台帳 | 実機1台 | 設置場所、メーカー、正式型番、社内設備ID |
| 保全履歴 | 点検・修理などの作業1件 | 実施日、実際の作業、交換部品、担当者 |
| メーカー公式情報 | 型番・発表・終了区分 | 生産・販売・受注・修理などの公式案内と根拠URL |
設備IDとメーカー型番は別物です。 同じ型番の設備が3台あっても、実機ごとに異なる設備IDを付けます。一方、メーカー公式の発表は「メーカー名＋正式型番」で照合し、該当する社内設備IDへ関連付けます。
シート① 設備台帳：実機を一意に識別する
最低限、設備ID・設備名・設置場所・メーカー名・正式型番・管理担当を記録します。製造番号や導入年月は、同型番の実機を取り違えないために役立ちます。
| 設備ID | 設置場所 | メーカー | 正式型番 |
|---|---|---|---|
| EQ-SAMPLE-001 | 第1工場 Aライン | （架空メーカー） | MODEL-EXAMPLE-01 |
表は架空の記入例です。実在するメーカーや設備の状態を示しません。
型番は銘板・納入仕様書などで照合し、末尾記号やハイフンを自己判断で省略しないようにします。部品型番と設備本体の型番も混同しないでください。
シート② 保全履歴：予定と実績、事実と推測を分ける
保全履歴は作業1件につき1行とし、設備IDで設備台帳に関連付けます。
| 設備ID | 作業区分 | 実施日 | 記録内容 |
|---|---|---|---|
| EQ-SAMPLE-001 | 点検 | 2026-10-10 | 【架空例】締結状態を確認した |
上記は入力形式を示す架空の例です。実際の点検結果ではありません。
予定日と実施日は別の列に残します。不具合の「見えた現象」と「推定原因」は区別し、交換した部品の正式型番・数量、停止時間、写真や報告書の保管先を必要に応じて記録します。重要設備では承認者や復旧確認者を加えるなど、社内手順を優先してください。
シート③ メーカー公式情報：原文の終了区分と日付精度を守る
メーカーの案内を見つけたら、設備台帳の正式型番と照合して、根拠となるメーカー公式の一次資料URLを保存します。
| 確認項目 | 記録するときのルール |
|---|---|
| 対象型番 | メーカー名と正式型番、枝番を完全に確認する |
| 終了区分 | 生産終了・販売終了・受注終了・修理受付終了などを区別する |
| 日付 | 「2025年3月」なら月精度のまま記録する。勝手に31日を補わない |
| 後継・代替 | 公式に明記された関係だけ記載する。未記載なら「未確認」 |
| 根拠 | 公式URL、資料名、発表日、確認日を保存する |
「生産終了」だけで「修理対応も終了」と判断してはいけません。 代替品が公式に掲載されていても、取付・配線・性能の完全互換を保証するものではありません。仕様変更や設計検証の必要性をメーカー資料で確認してください。
メーカーの終了案内を確認した後は、設備の生産終了後に確認すること（後継品・保守・予備品の対応手順）も参照してください。終了区分の違い、未確認事項の扱い、設備停止リスクに応じた対応の優先順位を具体例とともに解説しています。
社内で使うときの確認手順
- 設備台帳に実機を登録し、重複しない社内設備IDを付与する。
- 点検・故障・修理の作業ごとに、保全履歴へ設備IDと実績を追加する。
- 生産終了などの案内を確認した場合は、メーカー＋正式型番で一次資料を照合する。
- 根拠URL・原文の終了区分・日付精度を保存し、該当設備の保全履歴や予備品状況と一緒に検討する。
メーカー公式情報を調べる際は、型番ウォッチの無料型番検索・CSV一回診断も利用できます。照合対象はサイトで公開済みの情報に限られ、掲載がないことは「生産中」を意味しません。無料診断はその時点の一回照合で、台帳の継続保存・自動メール通知・保全履歴管理は提供していません。
Excel管理の限界と、システム化の判断目安
| 現場で起きていること | まず検討する対応 |
|---|---|
| 設備数が少なく担当者も固定 | 3シートのExcelで更新・点検記録の運用を整える |
| 複数の担当者が同時に更新する | 版管理、更新権限、変更履歴を整備する |
| 点検予定や作業指示を追い切れない | 予定・指示・実績を関連付けられる保全管理システムを検討する |
| 部品在庫・写真・作業履歴を設備単位で追いたい | 設備IDによる紐付け、データ移行、履歴出力を比較する |
保全管理システム（CMMS）は便利ですが、必ずしもメーカーの生産終了情報を自動収録しているわけではありません。システムの導入前に、CSV取込・エクスポート、権限管理、提供言語、サポート、費用、データ持ち出しを確認します。
予備品の数や入出庫もExcelで管理したい場合は、予備品管理表のExcel見本（4シート・無料）を参照してください。設備本体の販売終了と部品の供給状況を分けて整理する方法も解説しています。
保全履歴を継続管理したい場合のサービス例
FreeMaintは設備台帳、作業指示、点検計画、保全履歴、予備品在庫などを扱うクラウドCMMSです。提供元は無料のCoreプランを案内しています。ただし、CSV・帳票出力などの一部機能や有償支援はプランや条件が異なるため、公式の機能一覧と料金表で確認してください。
画面の対応言語には日本語が含まれますが、有償の導入支援サービスは公式案内上、日本語対応が確認できません。国内法人での利用条件・契約・データ保管・サポートは導入前に直接確認することを勧めます。
紹介特典：紹介コード「MASAKIYO」を適用すると、有料プランの料金が継続して10%割引になります。登録時または決済時にコードを入力してください。適用条件・最新料金は提供元の公式案内をご確認ください。
よくある質問
同じ型番の設備が何台もある場合は？
メーカー型番とは別に実機ごとの設備IDを発行します。保全履歴は設備IDへ、メーカーの終了情報はメーカー名と正式型番へ紐付けます。
型番ウォッチで結果が見つからなければ、生産中ですか？
いいえ。未掲載・未確認であり、生産中と推定できません。 必要に応じてメーカー公式サイトで再確認してください。
Excelで履歴を付ければ法定点検の記録として十分ですか？
一概には言えません。対象設備・業務に適用される法令や社内基準によって様式、点検項目、承認、保存期間が異なります。このExcelは一般的な管理の参考様式です。
まとめ
設備台帳は「実機1台」、保全履歴は「作業1件」、メーカー公式情報は「型番・発表・終了区分」を単位に分けます。社内設備IDと正式型番を混同せず、公式根拠を残すことが、情報を後から使える状態に保つ基本です。まず3シートのExcelから始め、日常の作業管理が複雑になったらCMMSも検討してください。